Il client e-mail che non c’è (o che non ho trovato)

January 9th, 2007 § 12 comments

Conosco poche persone che non fanno un uso massiccio della posta elettronica per il proprio lavoro: ormai è un elemento così importante nelle nostre vite dal non risultarlo affatto. Infatti la diamo per scontata, come il telefono cellulare

Ovviamente anche io faccio parte della schiera degli heavy-user della posta elettronica: ricevo una media di 50 messaggi di posta “pregnante” (cioè esclusi lo spam e le newsletter) ogni giorno lavorativo sul mio account principale, più una quantità non precisata su tutti gli altri account. E ne mando altrettanta.

E’ dal 2000 che conservo tutta la posta elettronica inviata e ricevuta, ormai ho dei file di backup .pst che tengono una quantità spaventosa di gigabyte (non li installo tutti: tengo da parte le “annate” più vecchie) e una rubrica che solo recentemente ho iniziato a scremare (usate Plaxo!)

Il fatto è che mi rendo conto che qualsiasi persona nelle mie condizioni riceve la bellezza di 10-15.000 e-mail in un anno. Sono tante e sono difficili da organizzare. E servono.

Credo che venire a capo della grande quantità di mail accumulate sia un problema comune a molti. Ogni volta che si tratta di trovare un messaggio, magari indietro nel tempo, ecco che scatta l’allarme: i client di posta sono leeeeenti, spesso non sono efficaci e offrono strumenti di ricerca ben poco intelligenti. Il più delle volte mi riduco ad usare la ricerca full-text, che ha tempi biblici su qualsiasi client abbia provato.

Per esempio mi capita di dover recuperare una vecchia mail da parte di qualcuno di cui non mi ricordo il nome, ma mi ricordo l’azienda per cui lavora. In questi casi non c’è verso: si è obbligati ad usare la ricerca full-text, a meno di non aver categorizzato (con un dispendio di tempo inquietante) tutte le mail ricevute.

Peggio ancora se mi capita di dover cercare una mail proveniente da una di quelle persone che – per lavoro – mi mandano decine di messaggi al giorno. A volte ci rinuncio, tanta è la fatica da fare.
Attualmente uso Outlook 2003 e mi accorgo che è uno strumento assolutamente inadeguato alle normali esigenze di un lavoratore del secondo millennio. Il client di per sè funziona, è relativamente veloce, non si scassa mai e – rispetto alle versioni precedenti – mantiene integro il file della posta anche in presenza di problemi sull’hard-disk.

L’unico difetto di Outlook è che fa un sacco di cose inutili (qualcuno ha mai usato la funzione “Diario”?) e non aiuta affatto l’utente ad organizzare il corpus di mail ricevute.

E’ esattamente questo il mio problema: ho troppe mail e ho serie difficoltà ad organizzarle, per esempio dividendole per cliente, per progetto, per date, ecc.
Vero, Outlook ha uno strumento – le “Categorie” – che  permette di associare ciascuna mail ad una o più categorie liberamente scelte dall’utente, ma è incasinata da usare (prevede un numero inquietante di click per la categorizzazione e uno ancora più alto per la sua visualizzazione), non è versatile e si vede che è un concetto vecchio sebbene sulla buona strada. Teoricamente è una forma di tagging, ma ci credono poco.

Ok, ma cosa voglio dalla vita? Beh, sembra una banalità ma vorrei un client di posta elettronica che mi permetta di “taggare” i messaggi che ricevo e che invio.
In parte si può fare con le categorie di Outlook, ma non è la stessa cosa. Io vorrei un sistema dinamico e un po’ più intuitivo che, per esempio, mi permette di definire regole per cui tutte le e-mail che arrivano dal dominio @acme.com sono automaticamente taggate “Wile Coyote” e io ho facoltà di aggiungere altre tag.

Ma mi immagino già cose innovative, tipo un servizio che auto-tagga le e-mail in base ad un vocabolario preso dai subject o dal testo dei messaggi, tirandone fuori un glossario ragionato di tag: una sorta di indice analitico (magari con una sana blacklist di parole: si usano decine di software simili nell’analisi letteraria contemporanea).

Oppure un servizio che permette ai mittenti di taggare le mail inviate e consente a me ricevente di avere più facilità nel navigare tra l’elenco delle loro mail (un gioco da ragazzi con l’XML).
Per esempio, lavoro con una persona che mi manda volentieri anche una quindicina di messaggi al giorno, magari relativi a progetti diversi che entrambi riconosciamo. Sarebbe bellissimo se chi invia potesse taggare i messaggi spediti e questi tag fossero accettati dal client ricevente: finalmente non avrei una massa di mail indistinte speditemi da Tizio Caio, ma un piccolo universo di mail ordinate e con una tassonomia comprensibile, creata dal suo autore (ed eventualmente ibridata con la mia, aggiunta a posteriori). Ovviamente vorrei la possibilità di poter decidere le persone da cui accettare i tag, così come già ora su Outlook posso definire un “mittente attendibile”

Allo stesso modo, vorrei una pagina con elencate tutte le tag (va bene in ordine alfabetico, ma pure una tag cloud non mi imbarazza, se c’è in più) e la possibilità di raggiungere tutte le mail corrispondenti ad un tag specifico con un solo click.

Non suona nuovo, vero? Già, è il modello – che ormai consideriamo quasi banale – che c’è su Flickr, su del.icio.us e su altri tremila servizi Web 2.0.
Per la posta no, non è banale.

E’ un po’ di tempo che cerco online un client di posta vagamente 2.0, magari con una bella usabilità (es. il tagging è contestuale alla lettura/scrittura del messaggio, le regole sono intuitive, c’è un’interazione grafica, cartelle ricerca semplici, ecc.).

Finora non ho trovato niente, salvo il client di Gmail online, che praticamente fa tutto. Lo uso diffusamente, soprattutto nella sua ottima versione mobile (più quella specifica per Nokia E61), ma mi piacerebbe che funzioni simili fossero integrate nei client software.

Penso, per esempio, a Thunderbird. Che me ne faccio di un client di posta che è uguale in tutto e per tutto agli altri? Lo installo per simpatia? E la comunità di sviluppatori che sforna ogni 2 giorni una estensione per Firefox, cioè l’altro gioiellino di famiglia, perché non combina qualcosa di realmente innovativo con la posta elettronica?

Va detto che c’è pure qualcosa per Outlook: un po’ di aziende hanno sviluppato estensioni (che col 2003 sono meno incasinate da implementare) per aiutare chi lavora ad organizzare meglio la posta. Le ho provate quasi tutte (il 99% sono a pagamento). Nessuna vale i soldi che chiede. E a nessuno è venuto in mente di inserire tra le funzionalità un serio servizio di tagging dei messaggi.

L’impressione finale è che per un po’ sarò costretto a perdere mezz’ora al giorno in ricerche sul client di posta (ultimamente – se la mail non è vecchissima – mi collego a Gmail e uso la ricerca online: è quasi istantanea) e ad un’organizzazione manuale che è a macchia di leopardo (precisissima quando ho tempo, pietosa quando non ne ho) e contribuisce al caos.

Certo, poi un bel giorno passerò ad usare definitivamente Gmail, che però ha il difetto di essere un client solamente online, mentre a volte mi serve consultare un vecchio messaggio in casi in cui non c’è connettività. Magari per quell’epoca il client sarà evoluto ancora e sarà ancora un po’ più completo (già oggi è innegabilmente un mito).

Fatto sta che mi lascia un po’ perplesso il fatto che nessuno finora abbia pensato di inserire un serio ed intuitivo servizio di tagging nei client di posta elettronica, visto che è così comune nei nuovi prodotti e servizi online e sembra ormai una costante in qualsiasi servizio che preveda un’organizzazione tassonomica. Ok, in questo caso sarebbe un tagging ben poco sociale, considerando (giustamente?) la posta un elemento personale, ma mi sembra molto utile all’utente.

Non ho ancora testato l’ultimo Outlook, quello della nuova release di Office, di cui mi dicono un gran bene: ho la versione trial installata su uno dei computer ma non ho ancora avuto il tempo per testarla.
Magari alla Microsoft ci hanno pensato, magari no. Vedrò.

Nel mentre cerco di non affogare nel caos. E se mi perdo qualche vostra mail, abbiate pietà e non offendetevi: date la colpa a Bill Gates (ci ha fatto il callo) o ai non-sviluppatori di Thunderbird. E obbligatemi ad usare di più il client online di Gmail.

 

Update: ho dato un’occhiata al nuovo Outlook 2007 e in effetti ha fatto un bel po’ di passi avanti: ora le categorie si possono mettere con un click addirittura dalla visualizzazione elenco messaggi o internamente ai messaggi stessi, con un bel bottone visibile e piazzato in mezzo.

Certo mancano ancora un po’ cose fondamentali, per esempio immettere una categoria nuova non è immediato, manca una pagina all Flickr con elencate le categorie (mentre Outlook mi obbliga ad usare un elenco di TUTTI i messaggi categorizzati, sebbene implodibile/esplodibile).

Come spazio in cui scegliere le categorie/tag dei messaggi, vedrei bene la barra “to do” (o “da fare”, se avete Outlook in italiano) che sta a destra, esattamente con la stessa interfaccia che ha WordPress: l’eleno spuntabile delle categorie e – sopra – il textbox in cui inserirne di nuove. Semplice, rapido, efficace.

Ma soprattutto manca una feature che trovo utilissima: auto-taggare la posta in base al mittente (o al gruppo di mittenti o al dominio dei mittenti). Certo, si può fare – già nelle vecchie versioni di Outlook – creando una regola: un’operazione lunga e macchinosa che solitamente si fa per creare degli auto-smistatori di posta. E per di più associa le mail ad una solo categoria per volta.

Mi piacerebbe che fosse più facile, per esempio associando nella rubrica ciascun nome ad una o più categorie (attualmente si può fare, ma serve a categorizzare le voci della rubrica, non i messaggi di posta…)

§ 12 Responses to Il client e-mail che non c’è (o che non ho trovato)"

  • Suzukimaruti says:

    gky: non fa quello che voglio io, anzi Thunderbird è la delusione più grande…

  • gky says:

    Mai provato Pine? 🙂
    Scherzi a parte, nella 2.0b1 di Thunderbird sono supportati i tag e la possibilità di fare ricerche (per le mie esigenze di appunti basta e avanza title=”XNote”>XNote).

  • calca says:

    http://www.mozilla.com/en-US/thunderbird/releases/2.0b1.html

    TB2 supporta i tags, non l’ho mai testato a fondo.

  • Suzukimaruti says:

    è wordpress ottimizzato per terminali mobili, che magari leggono il blog via GPRS e vogliono consumare poca banda
    .
    a fondo pagina c’è un link per vedere il blog normalmente

  • paul says:

    Ot: Suz ma cos’è questa wordpress mobile edition del tuo blog che appare talvolta quando ti leggo dall’e61? Una novità!In realtà, se mi posso permettere (son sempre ospite qua), io la trovo un po’ scomoda, cioè inutile più che scomoda: indicizza solo gli ultimi post, ma in stile tipo wap, quasi un insulto al browser…

  • Suzukimaruti says:

    Estragon: sai che novità…
    Si chiama Windows Desktop Search e – da molto prima di OSX 10.5 – fa la stessa cosa su XP: ricerche istantanee e anteprime. Conta che è già alla versione 3.0 (prima si chiamava MSN Desktop Search)
    .
    E non è il vecchio comando “Cerca” di Windows XP (che – ricordo – uscì anni e anni fa e che Windows Desktop Search rimuove), ma un indicizzatore perfettamente integrato nel sistema (compare nella barra dei menù) che permette ricerche istantanee dentro e fuori i documenti.
    .
    E che abilita le ricerche istantanee anche in Outlook. Lo uso da tempo immemore (è l’unica cosa marchiata MSN che ho sul pc) ed è un mito.
    .
    Il mio problema è che Mail fa più o meno le stesse cose di Outlook (entrambi in effetti permettono di categorizzare la posta), ma il tagging è una cosa secondaria e mal-sfruttata in ambo i casi.

    Outlook 2007 fa un buon passo avanti – confermandosi, principalmente per insipienza dei concorrenti – il migliore client di posta, ma si può dare di più.

  • Estragon says:

    Caro suz, dovevi intitolare il post:’perchè windows non funziona?’
    hai mai usato mail con OSX 10.5 ? Ogni documento (pdf, mail, word, page, etc..) viene indicizzato alla sua creazione e ogni ricerca del S.O. è testuale. Quindi se cerco ‘casa’ lui cercherà in tutti i documenti (cioè dentro), del pc in pochissimo tempo.
    Ogni mail può essere taggata, ma tanto non serve xkè con questo tipo di ricerca si fa la stessa cosa di Gmail.
    Oggi c’è il macworld…forse converrebbe darci un’occhiata. 😉

  • Suzukimaruti says:

    Daniele: conosco mal tags ed è un buon prodotto (a cui mi sono ispirato per i tag spediti dal mittente). Come Outlook, fa alcune cose coi tag e altre no. Magari nelle prossime versioni si completa (ed esce per pc).

  • garethjax says:

    Copiare Gmail ?
    Dopo che gli utenti si sono abituati alle loro webmail tarocche e occluse dalla pubblicità, cambiare tutto causerebbe sommosse popolari.
    Senza contare il costo di sviluppo e le problematiche di privacy: bisognerebbe probabilmente resettare tutte le password e inviare in email a tutti gli utenti una mail con una password generata casualmente… complessa come cosa considerando che molti utenti hanno la webmail.

    No i provider nostrani non hanno abbastanza palle per mettere in piedi una cosa del genere.

  • AXELL says:

    outlook rimane il client di riferimento.
    sconsiglio l’uso di plugin che nel caso di crash del file PST rendono impossibile il recupero del file (provato sulla mia pelle) e credo che alla fine Outlook 2007 sarà la soluzione per molte cose, ma non per tutte.
    Per me, ad esempio, è fondamentale tenere sincronizzato il PC con il Cellulare e il Palmare per quanto riguarda le funzioni PIM come l’agenda e la rubrica.
    Thunderbird è un ottimo client soprattutto per gli RSS, mi chiedo anche io come mai non abbiano mai messo in piedi un’agenda ed una rubrica seria.
    Il sistema dei tag sarebbe utile, io lo userei.
    Per allargare il discorso dico anche che non capisco come mai grandi gestori di webmail come Yahoo o Hotmail, o ancora i nostrani Virgilio e Libero non abbiano iniziato a copiare GMail. I loro client per la webmail sono allucinanti!

  • Daniele says:

    Alcune delle cose che chiedi, come taggare i messaggi in base ai filtri, quindi subject, mittente, o quel che vuoi; ricevere e inviare mail già taggate da altri utenti…le fa MalTags, un add-on per Mail di Apple, ma mi pare di capire che sei su Win, o sbaglio?

  • degra says:

    Addirittura taggare, no, però io uso TheBat (che conoscerai sicuramente) che ha dei filtri ottimi e anche la ricerca è veloce, permettendoti di cercare in qualsiasi parte del messaggio, scegliendo le cartelle, ecc…
    Io (che ho sempre trovato Outlook Express il miglior client) mi ci trovo bene e lo uso da 3 anni almeno.
    L’unica cosa negativa è l’eccessiva protezione contro script vari, per cui le mail in html arrivano senza grafica, perchè non si connette al sito nemmeno su richiesta.
    Invece il tagging non l’ho ancora assimilato, sono ancora troppo legato alle gerarchie ad albero per trovarlo utile: faccio solo confusione creando tag simili che si confondono 😛

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